Tietosuoja | Dilia Group Oy

Dilian tietosuojaseloste

Voimaantulopäivä 21.11.2022

Dilia Group Oy, y-tunnus 307187-6 ja sen tytäryhtiöt (edelliset yhdessä “Dilia”) käsittelee henkilötietojasi liiketoiminnassaan. Dilia haluaa huolehtia siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisella tavalla yksityisyyttäsi kunnioittaen.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka suoraan tai epäsuorasti liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, kuten esimerkiksi nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Et ole yleisesti velvollinen antamaan Dilialle henkilötietojasi (paitsi määrätyissä velvoittavan lainsäädännön erikseen tarkoittamissa tilanteissa), mutta jos et anna henkilötietojasi, Dilia ei välttämättä pysty ottamaan vastaan toimeksiantoa, lähettämään tiedotteita tai kutsuja, käsittelemään työhakemustasi, tai muuten toimimaan haluamallasi tavalla. Dilian verkkosivuston toiminnallisuus voi myös jäädä vajavaiseksi.

Dilialle on tärkeää suojella henkilötietojasi ja varmistaa, että niitä käsitellään vastuullisesti ja lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tässä tietosuojaselosteessa Dilia antaa sinulle tietoa kunkin alaotsikon alla:

Henkilötietojen käsittelystä liittyen toimeksiantoihin ja projekteihin (kohta A.);
Henkilötietojen käsittelystä liittyen työnhakijoihin (kohta B.);
Henkilötietojen käsittelystä liittyen asiakkaiden ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöihin (kohta C.);
Henkilötietojen käsittelystä liittyen seminaareihin ja postituksiin (kohta D.);
Henkilötietojen käsittelystä liittyen Dilian verkkosivuston kävijöihin (kohta E.); ja
Sinun näihin liittyvistä oikeuksistasi (kohta F.).

Kussakin tapauksessa Dilia antaa tiedon siitä, kuka on rekisterinpitäjä ja kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä, millaisia henkilötietoja Dilia voi käsitellä ja mihin tarkoituksiin ja millä perusteella henkilötietoja kerätään. Vastaavasti Dilia antaa sinulle tietoa siitä, missä olosuhteissa henkilötietoja voidaan jakaa kolmansien kanssa, ja kuinka kauan henkilötietoja säilytetään. Dilia antaa sinulle myös tietoja oikeuksistasi liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, ja miten voit olla yhteydessä Diliaan rekisterinpitäjän ominaisuudessa, mikäli sinulla herää kysymyksiä liittyen tähän selosteeseen tai Dilian henkilötietojen käsittelyyn muutoin.

A. Toimeksiantoihin ja projekteihin liittyvät henkilötiedot

Kun Dilia vastaanottaa toimeksiannon asiakkaaltaan, Dilia kerää, tallentaa ja käsittelee saamiaan tietoja tämän kohdan A. mukaisesti.

Kukin Dilian konserniyhtiöistä on rekisterinpitäjä henkilökuntansa toteuttamien ja toimittamien toimeksiantojen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen suhteen, ja samalla niiden käsittelijä Dilia Group Oy:n sekä sen konserniyhtiöiden lukuun.

Dilia voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:

(i) Asiakkaat, jotka ovat luonnollisia henkilöitä: nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, yhteystiedot, passin tai muun henkilöllisyystodistuksen kopio siinä olevine tietoineen, samoin kuin itse toimeksiantoon mahdollisesti liittyvät henkilötiedot ja aikaisempiin asiakassuhteisiin liittyvät tiedot.

(ii) Asiakkaat, jotka ovat oikeushenkilöitä (erityisesti liittyen yhteyshenkilöön tai -henkilöihin): nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, asema, työnantaja, yhteystiedot, passin tai muun henkilöllisyystodistuksen kopio siinä olevine tietoineen, samoin kuin asiakkaan tosiasialliset edunsaajat, asiakkaan kaupparekisteriotteelta ilmenevät tiedot, samoin kuin tieto siitä, onko tosiasiallinen edunsaaja poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö.

(iii) Vastapuolten ja muiden toimeksiantoihin tai projekteihin liittyvien henkilöiden suhteen vastaavat tiedot soveltuvin osin kuin on edellä kohdissa (i) ja (ii) kuvattu.

Henkilötiedot toimittaa Dilialle säännön mukaan asiakas, tai Dilia on kerännyt tiedot asiakkaalta, tai yksityisistä tai julkisista lähteistä. Edellä kohdassa (iii) tarkoitettuja henkilötietoja kerätään vain siltä osin kuin se on välttämätöntä käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

Toimeksiantojen avaamisen yhteydessä suoritettavat esteellisyystilanteiden tarkastukset ja sen selvittäminen, voiko Dilia ottaa toimeksiantoa vastaan, samoin kuin Dilian lainsäädäntöön, muuhun sääntelyyn ja riskienhallintaan perustuvien velvoitteiden täyttäminen. Käsittelyn tarkoituksena on näin ollen Dilian velvollisuus toteuttaa mainittuja tarkastuksia, ja lisäksi sen varmistaminen, että Suomen lainsäädännön asettamat rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen torjuntaan säädetyt velvoitteet tulevat täytetyksi.
Asiakaslaskutukseen liittyvät tarkoitukset.
Toimeksiannon suorittamiseen liittyvät tarkoitukset.
Dilian liiketoiminnan tilastoimiseen, analysoimiseen ja kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
Edellä mainituissa tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä vain toimeksiantojen toteuttamiseksi ja sen mahdollistamiseksi, että Dilia toimii asiakkaan lainopillisena asiamiehenä ja/tai taloudellisena neuvoantajana, ja kussakin tapauksessa vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen asiakkaan oikeudellisten tai taloudellisten asioiden tai vaatimusten hoitamiseksi.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille kuin seuraavissa poikkeustapauksissa:

Luovutukset asiakkaan vakuutusyhtiölle, tilintarkastajalle, vastapuolella ja vastapuolen asiamiehelle, välimiesoikeudelle tai tuomioistuimelle, viranomaiselle tai rahoituslaitokselle.
Jos asiakas niin ohjeistaa.
Suomen poliisille tai rahoituslaitokselle siinä laajuudessa kuin Dilia on velvollinen ne luovuttamaan Suomen lainsäädännön asettamien rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen torjuntaan säädettyjen velvoitteiden täyttämiseksi.
Dilian vastuuvakuuttajalle, tilintarkastajalle tai kirjanpitäjille.
Asiakkaan muille samaan toimeksiantoon tai projektiin osallistuville neuvonantajille.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ellei luovutus ole tarpeen erityisissä tilanteissa kansainvälisen oikeusprosessin, oikeudellisen asian tai projektin mahdollistamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään joka tapauksessa niin kauan kuin Dilia on Suomen lainsäädännön mukaan velvollinen säilyttämään toimeksiantoihin liittyviä tietoja, minkä jälkeen ne poistetaan. Tästä huolimatta Dilia voi kuitenkin säilyttää henkilötietoja tulevien esteellisyystarkastelujen tarpeisiin.

B. Työnhakijoihin liittyvät henkilötiedot

Kun henkilö hakee Dilialle töihin, Dilialla on oikeus kerätä, säilyttää ja käsitellä hakijaan liittyviä henkilötietoja.

Kukin Dilian konserniyhtiö on rekisterinpitäjä suhteessa kuhunkin työhakemukseen liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietoja, joita Dilia voi käsitellä, ovat muun muassa nimi, yhteystiedot, henkilötunnus tai syntymäaika, sukupuoli, ja muut työhakemukseen liittyvät tiedot.

Henkilötiedot toimitetaan Dilialle tyypillisesti sähköpostitse tai rekrytointikonsultin toimesta, tai ne kerätään yksityisistä tai julkisista rekistereistä, tai muista lähteistä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä työnhakuprosessin mahdollistamiseksi, mikä myös on käsittelyn peruste.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Dilian konserniyhtiöiden kesken ja rekrytointikonsulteille.

Henkilötietoja voidaan säilyttää työnhakuprosessien keston ajaksi, ja mikäli siihen on saatu suostumus, myös tulevia rekrytointeja varten.

C. Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöihin liittyvät henkilötiedot

Mikäli olet Dilian asiakkaan tai yhteistyökumppanin yhteyshenkilö (tai potentiaalisen asiakkaan tai yhteistyökumppanin yhteyshenkilö), Dilia voi kerätä, tallentaa ja käsitellä henkilötietojasi tämän kohdan C. mukaisesti.

Kukin Dilian konserniyhtiöistä on rekisterinpitäjä henkilökuntansa toteuttaman, asiakkaiden ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn suhteen, ja samalla niiden käsittelijä Dilia Group Oy:n sekä sen konserniyhtiöiden lukuun.

Henkilötietoja, joita Dilia voi käsitellä, ovat muun muassa nimi, ammattinimike, työnantaja, yhteystiedot, samoin kuin mahdollisten neuvottelumuistiinpanojen sisältämät tiedot.

Henkilötietoja annetaan Dilialle, tai Dilia kerää niitä edellä kohdassa A. tarkoitettujen toimeksiantojen tai projektien yhteydessä, tai asiakas tai yhteistyökumppani on ne muuten antanut Dilialle, tai Dilia on muuten ne kerännyt kyseisiltä henkilöiltä tai yksityisistä tai julkisista rekistereistä, tai muista lähteistä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

Kohdan A. mukaisiin tarkoituksiin, siinä kuvatuin perustein.
Asiakassuhteen tai yhteistyökumppanuussuhteen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, ja sikäli kuin sitä ei ole nimenomaisesti evätty, myös Dilian palvelujen markkinointiin.
Sikäli kuin siihen on saatu suostumus, henkilötietoja voidaan käsitellä tilanteessa, jossa sinä toimit suosittelijana mahdolliselle muulle asiakkaalle, yhteistyökumppanille (tai potentiaaliselle asiakkaalle tai yhteistyökumppanille). Tällöin käsittelyn peruste on saatu suostumus.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Dilian konserniyhtiöiden kesken.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille kuin seuraavissa poikkeustapauksissa:

Luovutus tapahtuu kohdan A. mukaisesti.
Henkilötietoja luovutetaan asiakkaalle, yhteistyökumppanille, tai potentiaaliselle asiakkaalle tai yhteystyökumppanille, joka pyytää Diliaa koskevia suosituksia.

Henkilötiedot tallennetaan kohdan A. mukaisesti siltä osin kuin ne kuuluvat toimeksiantojen yhteydessä kerättyihin tietoihin, ja niin kauan kuin asiakassuhde tai yhteistyökumppanuus kestää.

D. Seminaareihin ja postituksiin liittyvät henkilötiedot

Kun ilmaiset Dilian verkkosivuston, sosiaalisen median kanavien, sähköpostin tai muuta kautta mielenkiintosi Dilian seminaareja tai muita tapahtumia, tiedotteita tai postituksia kohtaan, tai rekisteröidyt sellaisen osanottajaksi tai saajaksi, Dilia kerää, tallentaa ja käsittelee henkilötietojasi tämän kohta D.:n mukaisesti.

Kukin Dilian konserniyhtiöistä on rekisterinpitäjä henkilökuntansa toteuttamaan tiedotteiden tai kutsujen postittamiseen, tai seminaareihin tai muihin tapahtumiin annettaviin ilmoittautumisiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn suhteen, ja on samalla niiden käsittelijä Dilia Group Oy:n sekä sen konserniyhtiöiden lukuun.

Henkilötietoja, joita Dilia voi käsitellä, ovat muun muassa nimi, ammattinimike, työnantaja, yhteystiedot, samoin kuin mielenkiinnon kohteet liittyen tiedotteisiin ja muihin postituksiin.

Henkilötietoja annetaan Dilialle tyypillisesti Dilian verkkosivuston kautta, sosiaalisen median kanavian kautta, sähköpostitse tai postitse, tai muilla keinoin.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

Kutsujen hallinnointiin, samoin kuin seminaarien ja muiden tapahtumien järjestelyihin liittyen, samoin kuin tiedotteisiin ja muihin postituksiin liittyen.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille, paitsi seminaarin tai muun tilaisuuden nimikyltin tai osallistujille jaettavan osanottajaluettelon muodossa. Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan säilyttää, kunnes perut tilauksesi liittyen Dilian seminaareihin, tapahtumiin, tiedotteisiin ja muihin postituksiin.

E. Henkilötietojen käsittely liittyen Dilian verkkosivuston kävijöihin

Kun käytät Dilian verkkosivustoa, Dilia kerää, tallentaa ja käsittelee sinuun liittyviä henkilötietoja tämän kohta E.:n mukaisesti.

Kukin Dilian konserniyhtiöistä on rekisterinpitäjä henkilökuntansa toteuttaman verkkosivuston kävijöihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn suhteen, ja on samalla niiden käsittelijä Dilia Group Oy:n sekä sen konserniyhtiöiden lukuun.

Henkilötietoja, joita Dilia voi käsitellä, ovat muun muassa ip-osoite, tieto vierailluista www-sivuista, vierailun ajankohta ja kesto sekä evästeisiin liittyvät tiedot.

Henkilötietoja kerätään ja niitä tuottavat evästeet ja niitä vastaavat teknologiat kun Dilian verkkosivustolla vieraillaan. Tutustu ystävällisesti Dilian [click:Evästekäytäntöihin] saadaksesi lisätietoja evästeistä ja vaihtoehtoisista selaimen asetuksista niihin liittyen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä Dilian verkkosivuston käytön analysoimiseksi samoin kuin sen kehittämiseksi, mikä myös on käsittelyn peruste.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille, paitsi siltä osin kuin niitä kerää tai tuottaa Google Analytics, missä tapauksessa niitä siirretään ja tallennetaan Googlen Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille, ja Googlella on oikeus luovuttaa niitä kolmansille mikäli lainsäädäntö niin edellyttää tai mikäli kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja Googlen lukuun. Tutustu ystävällisesti Dilian [click:Evästekäytäntöihin] saadaksesi lisätietoja tähän aihepiiriin liittyen.

Tietoja tallennetaan riippuen siitä, mikä eväste on kyseisen tiedon kerännyt. Tutustu ystävällisesti Dilian [click:Evästekäytäntöihin] saadaksesi lisätietoja tähän aihepiiriin liittyen.

F. Sinun henkilötietoihisi liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus vaatia ja saada Dilialta tietoa liittyen siihen, miten Dilia käyttää henkilötietojasi.

Sinulla on aina oikeus vaatia Diliaa oikaisemaan sinuun liittyvät virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot.

Sinulla on aina oikeus perua suostumuksesi Dilian oikeutetun edun perusteella keräämien henkilötietojesi käsittelyyn, kokonaan tai osittain, paitsi jos Dilia on oikeutettu käsittelyyn pakottavan lainsäädännön nojalla.

Sinulla on aina oikeus kieltää Diliaa käsittelemästä henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin.

Sinulla on määrätyissä tilanteissa oikeus vaatia Diliaa poistamaan sinua koskevat henkilötiedot, kuten esimerkiksi siinä tapauksessa, että peruste, jolla Dilia on niitä alun perin kerännyt, on päättynyt.

Sinulla on määrätyissä tilanteissa oikeus vaatia Diliaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, kuten esimerkiksi tilanteissa, joissa olet esittänyt väitteen liittyen henkilötietojen oikeellisuuteen. Tällöin voit vaatia Diliaa rajoittamaan käsittelyä siksi ajaksi kuin tarvitaan mahdollisen virheellisyyden todentamiseeen.

Dilia päivittää tätä selostetta aika-ajoin julkaisemalla päivitetyn version verkkosivustollaan. Mikäli sinun suostumuksesi on tällöin tarpeen, Dilia esittää sinulle yksilöidyn hyväksyntäpyynnön kun seuraavan kerran vierailet Dilian verkkosivustolla.

Voimaantulopäivä 21.11.2022

__________

Mikäli sinulla on kysyttävää liittyen Dilian tietosuojakäytäntöihin tai haluat käyttää niihin liittyviä oikeuksiasi, ole ystävällisesti yhteydessä: privacy@dilia.fi.